Privacybeleid Stichting DeelKastje

Ingangsdatum: 16-11-2025

Stichting DeelKastje hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. We doen er alles aan om jouw gegevens veilig te houden. In dit privacybeleid leggen we uit hoe wij omgaan met de gegevens van donateurs, begunstigden (deelnemers), vrijwilligers en andere betrokkenen. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Korte versie (voor als je geen zin hebt om alles te lezen)
– We vragen je gegevens zodat we kunnen checken of je binnen onze doelgroep valt en om shopmomenten goed te regelen.
– We doen een inkomenscheck: we vragen inkomensgegevens van alle aangemelde huisgenoten van 18+ jaar.
– BSN, rekeningnummer en adres op je bewijs graag onleesbaar maken. We willen alleen naam, soort inkomen en bedrag zien.
– We delen jouw gegevens niet met anderen, behalve als het echt moet (bijv. wettelijk, veiligheid) of als jij daar toestemming voor geeft.
– We bewaren je gegevens niet langer dan nodig.
– Je mag altijd vragen: welke gegevens hebben jullie van mij, kloppen ze, en kunnen bepaalde dingen weg?

Wil je precies weten hoe het zit? Lees dan het volledige privacybeleid hieronder.

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van jouw relatie tot Stichting DeelKastje (donateur, begunstigde/deelnemer, vrijwilliger, contactpersoon) kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

1.1. Algemene gegevens
– Naam en voorletters
– Adresgegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Gezinssamenstelling / huishoudgrootte

1.2. Donateursgegevens
– Hoogte en frequentie van donaties
– Donatiehistorie
– Eventuele communicatie over donaties

1.3. Gegevens van begunstigden / deelnemers
– Informatie over het type inkomen (bijv. uitkering, loon, toeslagen, pensioen)
– Hoogte van het inkomen of inkomenscomponenten, voor zover nodig om te beoordelen of iemand binnen de doelgroep valt
– Informatie over ondersteuning op financieel gebied (bijv. schuldhulpverlening, bewindvoering)
– Informatie over gebruik van andere voorzieningen (bijv. voedselbank), voor zover relevant voor onze doelstelling
– Informatie over het huishouden (aantal personen, leeftijden, bijzondere omstandigheden), zodat we hulp en donaties goed kunnen afstemmen

1.4. Inkomensspecificaties en inkomenscheck
In het kader van een inkomenscheck kunnen wij deelnemers vragen om inkomensspecificaties te uploaden of te tonen van alle aangemelde leden van het huishouden die 18 jaar of ouder zijn.
Wij vragen daarbij nadrukkelijk om:
– BSN, rekeningnummer en adresgegevens onleesbaar te maken (weg te lakken of te verwijderen);
– Alleen de informatie zichtbaar te laten die nodig is, zoals:
– naam (zodat de specificatie herleidbaar is tot het betreffende huishouden),
– type inkomen (bijv. WIA, bijstand, loon, pensioen),
– het netto of bruto bedrag.

Deze gegevens gebruiken we uitsluitend om te kunnen beoordelen of iemand binnen de doelgroep en doelstelling van Stichting DeelKastje valt.

1.5. Gegevens van vrijwilligers en andere betrokkenen
– Contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer)
– Beschikbaarheid en rol binnen de stichting
– Eventuele aanvullende informatie die nodig is voor samenwerking (bijv. VOG-status, indien van toepassing)

2. Hoe verzamelen wij gegevens?

Wij verzamelen gegevens onder andere via:

– Contact- en aanmeldformulieren op onze website
– Aanmeldformulieren voor shopmomenten en speciale acties
– Chatgesprekken en berichten via sociale media, WhatsApp of e-mail
– Telefonische gesprekken en persoonlijke gesprekken op locatie
– Door jou aangeleverde documenten, zoals inkomensspecificaties, bewijs van bewindvoering of andere relevante stukken

3. Voor welke doeleinden verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1. Begunstigden / deelnemers
– Het beoordelen of iemand binnen de doelgroep en doelstelling van de stichting valt (o.a. door middel van een inkomenscheck)
– Het plannen en organiseren van shopmomenten en activiteiten
– Het juist kunnen verdelen van donaties, artikelen en hulp (aantal personen in het huishouden, specifieke behoeften)
– Het voorkomen van misbruik van de stichting en haar voorzieningen
– Het kunnen voeren van een goede en duidelijke communicatie (bijv. afspraken, wijzigingen, uitnodigingen)

3.2. Donateurs
– Het verwerken en administreren van donaties
– Het onderhouden van contact (bijv. bedankberichten, updates over de stichting)
– Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. voor de financiële administratie en ANBI-verantwoording)

3.3. Vrijwilligers en andere betrokkenen
– Het plannen van inzet en activiteiten
– Het onderhouden van contact
– Het voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen (bijv. rondom vrijwilligersvergoedingen of VOG, indien van toepassing)

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:

– Toestemming: bijvoorbeeld wanneer je jezelf inschrijft als begunstigde of vrijwilliger en daarbij gegevens verstrekt.
– Overeenkomst / uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld het inplannen van shopmomenten en acties voor deelnemers.
– Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld financiële administratie in het kader van de ANBI-status.
– Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om misbruik te voorkomen, de veiligheid van deelnemers en vrijwilligers te waarborgen en ons werk als stichting goed te kunnen uitvoeren.

5. Bewaartermijn van gegevens

5.1. Begunstigden / deelnemers Stichting DeelKastje
Wij bewaren persoonsgegevens zolang de betrokkene actief verbonden is met Stichting DeelKastje (bijvoorbeeld als deelnemer aan shopmomenten). Na beëindiging van deze verbinding bewaren wij de gegevens in principe nog maximaal 1 jaar, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is in het kader van (bijvoorbeeld) misbruikregistratie of een juridisch geschil.

5.2. Begunstigden speciale acties
Bij deelname aan een specifieke actie (zoals kerstpakketten, zomerpakketten of andere themapakketten) bewaren wij de gegevens gedurende de duur van de actie en enige tijd daarna voor administratieve afhandeling, maximaal tot 1 jaar na afronding van de actie, tenzij wettelijke voorschriften anders vereisen.

5.3. Donateurs
Donateursgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de administratie en de ANBI-verplichtingen. Dit kan betekenen dat financiële gegevens langer worden bewaard, conform de wettelijke bewaartermijn (bijv. 7 jaar voor financiële administratie).

5.4. Vrijwilligers
Gegevens van vrijwilligers worden bewaard zolang iemand actief is als vrijwilliger en tot maximaal 2 jaar na beëindiging van de samenwerking, tenzij wettelijke verplichtingen een langere termijn vragen.

6. Verstrekken van gegevens aan derden

6.1. Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij:

– dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden (bijvoorbeeld een ICT-dienstverlener die onze systemen beheert);
– dit nodig is voor het volbrengen van een donatie-uitwisseling (bijvoorbeeld als een donateur en begunstigde direct contact willen, uitsluitend met wederzijdse toestemming);
– er een wettelijke verplichting bestaat (bijv. richting overheidsinstanties);
– dit noodzakelijk is in het kader van veiligheid of misbruik (bijvoorbeeld bij ernstige bedreigingen of fraude, waarbij we genoodzaakt kunnen zijn instanties in te schakelen).

6.2. Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (zoals LAYLO) sluiten wij, waar nodig, een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een passende bescherming van jouw gegevens.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

– Recht op inzage: je mag weten welke gegevens wij van jou verwerken.
– Recht op rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
– Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”), in gevallen waarin wij jouw gegevens niet langer hoeven te bewaren.
– Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kun je vragen de verwerking (tijdelijk) te beperken.
– Recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld bij gerechtvaardigd belang.
– Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): in sommige gevallen mag je vragen jouw gegevens over te dragen.

Voor het uitoefenen van jouw rechten kun je contact met ons opnemen via **privacy@deelkastje.nl**, met een duidelijke omschrijving van jouw verzoek en/of vraag. We streven ernaar om binnen één maand op je verzoek te reageren.

8. Beveiliging van gegevens

8.1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

8.2. Wij werken voor het verwerken en opslaan van gegevens samen met LAYLO, een IT-bedrijf gespecialiseerd in internetbeveiliging. Alle gegevens worden veilig opgeslagen op hun servers en zijn in hoge mate beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.

8.3. Alleen personen voor wie het noodzakelijk is om hun werkzaamheden uit te voeren (bijv. penningmeester, coördinator, beheerder van de inschrijvingen) hebben toegang tot persoonsgegevens, en dan nog uitsluitend voor zover dat nodig is voor hun taak.

9. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Binnen Stichting DeelKastje is Jeroen, penningmeester, verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens. Voor vragen, opmerkingen of verzoeken over privacy kun je contact opnemen via:

E-mail:privacy@deelkastje.nl

10. Gebruik van cookies

Onze website maakt momenteel geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken om bezoekers te volgen of te profileren. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan zullen wij ons privacy- en cookiebeleid hierop aanpassen en dit duidelijk vermelden.

11. Wijzigingen in het privacybeleid

De meest actuele versie van dit privacybeleid is altijd te vinden op onze website www.deelkastje.nl

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij hierover communiceren via onze website en/of sociale media-kanalen. Wanneer je gebruik blijft maken van onze diensten na een wijziging van het privacybeleid, betekent dit dat je instemt met de aangepaste voorwaarden.